Organização empresarial

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Organização empresarial, é mesmo importante? Como conseguimos organizar e equilibrar tantos documentos, papéis e pagamentos? Nós, da Bianca Mudanças, trabalhamos com mudanças residenciais e empresariais, além de sermos uma empresa e também necessitarmos de controle e organização. Por isso, convidamos uma contadora e amiga para escrever um pouco desse assunto! Vale a leitura.

“Sou Kátia Colaci Moreira e trabalho na área contábil há mais de 25 anos.
Durante o meu percurso como profissional da área, venho acompanhando uma série de mudanças nas rotinas contábeis, então estou aqui hoje à convite da Letícia para falar um pouco de organização na sua empresa.

Estamos vivendo uma era digital, onde tudo é eletronicamente informado aos órgãos públicos e as inúmeras declarações têm as informações cruzadas, sendo assim, impossível que qualquer coisa não seja vista. Por este motivo é importante manter a organização das empresas, desde um bom arquivo, até a documentação entregue à contabilidade, que deve ser protocolada.

As empresas devem ter um funcionário para cuidar da administração de documentos, dos pagamentos e do arquivo. Um bom arquivo facilita toda e qualquer decisão a ser tomada, desde o envio da documentação para contabilidade, data para concessão de férias, planejamento financeiro e o menos indesejado: uma futura fiscalização.

Pagamentos devem ser anotados, seja numa agenda eletrônica, ou mesmo manual, principalmente aqueles que tem as datas fixas, como FGTS que vence todo dia 7 de cada mês, Simples Nacional, todo dia 20, guia de GPS todo dia 20, PIS e COFINS todo dia 25, etc. Pergunte ao seu contador os impostos e taxas a serem pagas, quais os dias dos vencimentos e você já terá um controle de vencimentos, não sendo surpreendido por algo sem previsão. Os documentos  encaminhados para contabilidade devem ter uma rotina de envio de acordo com o seu acordo feito, não deixe para a última hora, pois com certeza seu contador tem um planejamento de datas e precisa segui-las para dar conta de todas as suas responsabilidades com os clientes.

Mantenha uma planilha, como um caixa para controle financeiro, não espere que seu contador mande o saldo de caixa, este deverá ser controlado por você e é muito importante lançar todas as entradas de dinheiro e toda e qualquer saída feita deste dinheiro, mantendo assim sua real situação financeira. Os extratos bancários devem ser emitidos no fim de cada mês com data do primeiro ao último dia do mês para ser enviado à sua contabilidade. Nunca se esqueça de que o extrato do cartão de crédito é extremamente importante e é o que vem sendo fiscalizado pela Receita Estadual por ausência de informações. Portanto se você tem um empresa que trabalha com cartão de crédito, retire o extrato no site da operadora e envie ao seu contador para os devidos lançamentos.

As Notas fiscais hoje são emitidas na maioria das vezes eletronicamente, salve todos os arquivos .xml em uma pasta no disco “C” do seu computador em ordem cronológica de emissão e guarde-as por 05 (cinco) anos e envie por e-mail mensalmente ao seu contador como garantia e facilitação de seu trabalho.

Com relação aos funcionários, os documentos devem ser exigidos no momento do Registro, não permitindo que o mesmo assuma o cargo antes de todas as documentações completas, não se esquecendo da foto para colar no Livro de Registro. Hoje com o e-social as empresas são obrigadas a informar vários documentos e datas na admissão de funcionário. Caso seu contador não tenha uma folha própria, crie você mesmo uma, com todos os dados importantes para um registro completo, evitando assim futuros problemas. Siga a convenção sindical, para isso, tenha sempre impressa a mesma para possível consulta.

Espero ter ajudado um pouco e orientado como se posicionar em sua organização empresarial, mas não deixe de procurar um contador habilitado para sanar todas suas dúvidas como empresário!

Um grande abraço,

Kátia”

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